Pencatatan PKWT: Kewajiban Perusahaan dan Dokumen yang Disiapkan

Mengapa pencatatan PKWT penting?

Pencatatan PKWT merupakan bagian dari administrasi ketenagakerjaan yang perlu diperhatikan ketika perusahaan mempekerjakan karyawan berdasarkan perjanjian kerja waktu tertentu. PKWT digunakan untuk hubungan kerja yang memenuhi karakteristik dan persyaratan peraturan. Perusahaan tidak dapat memilih PKWT hanya karena ingin menghindari hubungan kerja tetap atau kewajiban ketenagakerjaan lainnya.

PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur PKWT, alih daya, waktu kerja dan istirahat, serta pemutusan hubungan kerja. Peraturan tersebut tercatat berlaku pada JDIH Kementerian Ketenagakerjaan. Baca ketentuan lengkap dan perubahan relevan sebelum menyusun kebijakan kontrak.

Pastikan pekerjaan sesuai untuk PKWT

Nilai karakter pekerjaan sebelum menyusun kontrak. PKWT digunakan untuk pekerjaan yang memenuhi kriteria tertentu, bukan semua posisi tanpa batas. HR perlu memeriksa apakah pekerjaan bersifat sementara, berdasarkan penyelesaian pekerjaan tertentu, atau kategori lain yang diizinkan. Uraian pekerjaan harus menggambarkan kebutuhan nyata.

Jangan menggunakan judul kontrak sebagai satu-satunya dasar. Hubungan kerja dinilai dari substansi pekerjaan, jangka waktu, dan pelaksanaannya. Jika pekerjaan bersifat tetap dan terus-menerus, periksa kembali apakah PKWT merupakan bentuk hubungan kerja yang tepat. Penilaian awal mengurangi risiko perselisihan status dan hak pekerja.

Unsur penting dalam perjanjian kerja

Perjanjian sebaiknya memuat identitas perusahaan dan pekerja, jabatan atau jenis pekerjaan, lokasi, upah, hak dan kewajiban, tanggal mulai dan berakhir atau ketentuan penyelesaian pekerjaan, serta klausul lain yang diwajibkan. Pastikan bahasa jelas dan tidak bertentangan dengan peraturan. Hindari klausul yang menghapus hak normatif pekerja.

Data kontrak harus sama dengan dokumen pendukung dan administrasi penggajian. Jika ada perubahan jabatan, lokasi, atau jangka waktu, evaluasi apakah diperlukan perubahan tertulis sesuai ketentuan. Simpan kontrak yang telah ditandatangani dan berikan salinan kepada pekerja.

Pencatatan dan tenggat administrasi

PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur kewajiban pencatatan PKWT oleh pengusaha. Secara umum, pencatatan dilakukan secara daring melalui sistem kementerian yang membidangi ketenagakerjaan; apabila sistem daring belum tersedia, terdapat mekanisme pada instansi ketenagakerjaan sesuai ketentuan. Perusahaan perlu memperhatikan tenggat setelah perjanjian ditandatangani.

Prosedur teknis dapat berubah. HR perlu memeriksa kanal resmi dan petunjuk yang berlaku di wilayah serta tanggal pencatatan. Jangan menunda sampai masa kontrak hampir berakhir. Buat pengingat agar setiap kontrak baru masuk daftar pemantauan, lalu simpan bukti pencatatan atau korespondensi jika ada kendala.

Hak pekerja dan kewajiban perusahaan

Penggunaan PKWT tidak menghilangkan kewajiban memenuhi hak pekerja. Perusahaan harus memperhatikan upah, waktu kerja, istirahat, jaminan sosial, keselamatan kerja, dan hak lain sesuai aturan. Pada saat PKWT berakhir, periksa kewajiban uang kompensasi sesuai syarat peraturan.

HR sebaiknya membuat kalender tanggal mulai, masa berlaku, perpanjangan yang diperbolehkan, dan tanggal berakhir. Jangan memperpanjang otomatis tanpa memeriksa batas dan persyaratan. Jika hubungan kerja diakhiri lebih awal, periksa konsekuensi berdasarkan aturan dan isi perjanjian. Keputusan sebaiknya didukung dokumentasi tertulis.

Kesalahan administrasi yang perlu dihindari

Kesalahan umum meliputi penggunaan PKWT untuk pekerjaan yang tidak memenuhi kriteria, tidak mencantumkan jangka waktu atau ruang lingkup secara jelas, terlambat mencatatkan, dan tidak memberikan salinan kontrak. Kesalahan lain adalah tidak mengelola perubahan data dan mengabaikan kewajiban kompensasi pada akhir masa kontrak.

Gunakan template yang telah ditinjau, tetapi sesuaikan dengan kondisi setiap jabatan dan proyek. Jangan menyalin kontrak perusahaan lain tanpa pemeriksaan. Audit berkala daftar pekerja, kontrak aktif, bukti pencatatan, pembayaran, dan status jaminan sosial.

Checklist HR untuk PKWT

Sebelum kontrak ditandatangani, pastikan pekerjaan memenuhi kriteria, identitas benar, isi perjanjian lengkap, jangka waktu sesuai, dan pihak berwenang menandatangani. Setelah itu, catat kontrak sesuai prosedur, simpan bukti, dan masukkan tanggal penting ke kalender HR. Periksa juga pemenuhan hak pekerja selama masa kontrak.

Menjelang berakhirnya PKWT, lakukan evaluasi apakah hubungan kerja berakhir, dilanjutkan sesuai ketentuan, atau berubah bentuk. Sampaikan informasi kepada pekerja secara jelas dan tepat waktu. Dokumentasikan pembayaran kompensasi atau hak lain yang timbul.

Kesimpulan

Pencatatan PKWT merupakan bagian dari kepatuhan hubungan kerja. Perusahaan perlu memastikan pekerjaan memenuhi kriteria, menyusun perjanjian jelas, mencatatkannya sesuai tenggat, serta memenuhi hak pekerja selama dan setelah hubungan kerja.

Untuk kebutuhan administrasi legalitas badan usaha, lihat layanan IzinPro di https://izinpro.co.id/layanan. Ketentuan teknis dikonfirmasi melalui JDIH Kemnaker dan dinas terkait.

Mengelola perubahan lintas dokumen

Setiap perubahan data utama sebaiknya diikuti daftar dampak. Misalnya perubahan alamat dapat memerlukan pembaruan pada akta atau data korporasi, OSS, pajak, rekening bank, kontrak, dan dokumen operasional. PIC perlu mencatat lembaga yang telah diperbarui dan lembaga yang masih menunggu proses.

Dengan daftar kontrol tersebut, perusahaan dapat menghindari situasi ketika satu dokumen sudah benar tetapi dokumen lain masih memakai informasi lama. Pemeriksaan akhir dilakukan dengan membandingkan dokumen terbaru dan data pada sistem yang relevan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah perubahan OSS selalu mengubah data AHU?

Tidak selalu. Prosedur AHU dan OSS berbeda sehingga perusahaan perlu memeriksa sistem yang relevan.

Kapan data perlu diperbarui?

Ketika terjadi perubahan identitas, kegiatan, lokasi, atau informasi lain yang diwajibkan untuk dilaporkan.

Sedang menyiapkan legalitas atau perizinan usaha? Konsultasikan kebutuhan administrasi bisnis Anda bersama IzinPro. Tim IzinPro dapat membantu meninjau kebutuhan legalitas dan perizinan sesuai ruang lingkup layanan yang tersedia. Kunjungi https://www.izinpro.co.id/ atau lihat layanan melalui https://izinpro.co.id/layanan.

Link Internal IzinPro

·        https://izinpro.co.id/layanan

·        https://izinpro.co.id/blog/kategori/tips-bisnis

Sumber Eksternal dan Rujukan

·        JDIH Kemnaker – PP Nomor 35 Tahun 2021: https://jdih.kemnaker.go.id/peraturan/detail/1723/peraturan-pemerintah-nomor-35-tahun-2021